Proforma Fatura ve Fatura: Fark Nedir?

Bir işletme yönetiyorsanız, muhasebede çalışıyorsanız veya sınır ötesi satışları yönetiyorsanız, muhtemelen proforma fatura ile fatura sorusunu birkaç kez karşılaşmışsınızdır. Yüzeysel olarak, her iki belge de benzer görünmektedir. Her ikisi de bir alıcıdan, bir satıcıdan ve bir ürün veya hizmetten bahsetmektedir. Her ikisi de bir işlemi açıklamaktadır. Ancak farklı amaçlar için kullanılmakta ve bunları karıştırmak muhasebelerinizi bozabilir, gümrük kurtarışını geciktirebilir veya nakit akışınızı çarpıtabilir.

Proforma fatura kavramlarını ayrıntılı olarak inceleyelim ve bu iki temel faturalandırma belgesi arasındaki farkları açıklayalım.

Fatura Nedir?#

Fatura, bir satıcı tarafından sağlanan mal veya hizmetler için alıcıdan resmi olarak ödeme talep etmek için verilen bir belgedir. Basit bir ifadeyle, fatura tamamlanan bir işlemi teyit eden resmi bir mali kayıttır.

Fatura tipik olarak bir mal veya hizmet tesliminden sonra gönderilir. Ödenmesi gereken toplam tutarı, teslimat tarihini, ödeme şartlarını ve fatura numarasını belirtir. Gerçek bir satışı kaydettiği için, fatura muhasebe ve vergi bildirimi için kullanılan ayrıntılı bir tablodur.

Önemlisi, fatura kendi başına bir sözleşme olarak yasal olarak bağlayıcı değildir, ancak kararlaştırılan bir işleme dayalı olarak uygulanabilir bir ödeme talebini temsil ettiği anlamda yasal olarak bağlayıcı bir belge olarak kabul edilir. Bu nedenle doğru fatura yönetimi önemlidir.

Çoğu durumda:

• Fatura resmi bir ödeme talebinde bulunur

• Fatura malların açıklamasını, fiyatlandırmayı, vergileri ve ödeme şartlarını içerir

• Verilen fatura muhasebe amaçları için mali kayıtların bir parçası haline gelir

Bir işletme, sağlanan mal veya hizmetler teslim edildikten sonra fatura gönderir. Bir müşteriye fatura gönderdiğinizde, muhasebe sisteminizde alacak oluşturursunuz. Bu, nakit akışını doğrudan etkiler.

Proforma Fatura Nedir?#

Proforma fatura, bir satış finalize edilmeden önce gönderilen ön bir faturalandırma belgesidir. Başka bir deyişle, proforma fatura mallar gönderilmeden veya hizmetler tamamlanmadan önce verilir.

Standart bir fatturanın aksine, proforma fatura yasal olarak bağlayıcı değildir. Aslında, proforma olarak etiketlendiğinde fatura yasal olarak bağlayıcı değildir. Daha doğru bir şekilde ifade etmek gerekirse, proforma fatura hiç yasal olarak bağlayıcı değildir. Bir ödeme talebinin aksine, bir alıntı veya ön fatura olarak hareket eder.

Aşağıdaki durumlarda proforma fatura gönderebilirsiniz:

• Alıcı bir işlemi onaylamadan önce maliyet onayı talep eder

• Mallar uluslararası ticaret için hazırlanıyor

• Satıcı üretimden önce ön onay alması gerekir

Bu nedenle, birçok işletme proforma faturaları bir anlaşmayı kesinleştirmeden önce beklentileri açıklığa kavuşturmaya yardımcı olmak için kullanır.

Proforma fatura ile nihai fatura esas olarak yasal statü ve zamanlamada farklılık gösterir. Proforma fatura tahmini masrafları belirtebilir, ancak muhasebede gelir tanımını tetiklemez.

Proforma Fatura vs Fatura: Temel Fark#

Temel fark zamanlama ve yasal etkide yatmaktadır.

Fatura karşılaştırmasında bunu şöyle düşünün: proforma bir ön izleme; fatura tamamlanmış satışı temsil eder.

Bu farkın ne olduğunu anlamak, fatura oluşturmadan ödeme iş akışlarına kadar hataları önlemeye yardımcı olur.

Ticari Fatura Açıklaması#

Fatura vs ticari fatura tartışıldığında, işler daha karmaşık hale gelir.

Ticari fatura uluslararası ticarette zorunludur. Gümrük izni için kullanılır ve standart faturaların olmayabileceği düzenleyici ayrıntıları içerir.

Ticari fatura gümrük makamlarına malların değerini beyan ederek hizmet eder. Onsuz, mallar sınırda alıkonulabilir.

Ticari faturanın unsurları (kargo içinde ticari belgenin temel unsurları olarak da bilinir):

• Malların açıklaması

• Menşei ülkesi

• Gümrük için HS kodları

• Toplam tutar

• Alıcı ve satıcı bilgileri

Vs ticari karşılaştırmalarda, fark bağlam hakkındadır. Satış faturaları yurtiçi satışı teyit ederken, ticari fatura ihracat için zorunludur.

Ticari fatura kullanırken, sorunsuz gümrük izni ve gümrük düzenlemelerine uyum sağlar.

Modern İşletmelerde Fatura Türleri#

Çeşitli fatura türleri vardır ve bunları bilmek işlemleri kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Bunlar günlük iş tartışmalarında karşılaştırılan ana iki fatura türüdür: proforma ve nihai faturalar. Ancak proforma faturalar ve ticari faturalar farklı düzenleyici işlevler sunar.

Proforma Fatura Ne Zaman Kullanılır#

İşletmeler sıklıkla müzakereler veya gemi öncesi aşamalarında proforma faturaları kullanır.

Şunlardan biri olduğunda proforma belgesi kullanabilirsiniz:

• Alıcı fonları onaylamadan önce proforma fatura istiyor

• Satıcı üretim öncesi onay gerektirir

• İthalatı belgeleme tahmini değerler gerektirir

Aslında, proforma faturalar genellikle küresel tedarik zincirlerinde kullanılır. Birçok şirket, nihai onay öncesi fiyatlandırmayı açıklamak için proforma faturalar kullanır.

Proforma fatura kullanırsanız, henüz geliri muhasebeleştirmiyorsunuz. Bunun yerine, beklenen masrafları belirtiyorsunuz. Bazı şirketler, güvenilirliği korumak için profesyonel bir proforma düzenine güvenir.

Profesyonel bir proforma fatura oluşturmak için birçok ekip, özel bir proforma fatura şablonu sunan faturalandırma yazılımını kullanır. İyi tasarlanmış bir fatura şablonu hataları azaltır ve fatura işlemini hızlandırmaya yardımcı olur.

Proforma Faturalar ve Ticari Faturalar Arasındaki Farklar#

Her ikisi de bazı durumlarda ödeme öncesi kullanılsa da, proforma faturalar arasında açık farklar vardır.

Proforma faturaya karşı karşılaştırmalar gibi durumlarda bağlam önemlidir. Ticari fatura gümrük ve vergilendirme işlevlerine hizmet ederken, proforma bir teklif olarak davranır.

Muhasebe ve Yasal Hususlar#

Muhasebe açısından bakıldığında, fatura gelir tanınmasını tetikleyen bir belgedir. Fatura, tipik olarak mal veya hizmetler teslim edildikten sonra alacaklar hesabına kaydedilir.

Proforma yasal olarak bağlayıcı bir belge olmadığından muhasebe kayıtlarına girmez. Proforma faturanın nihai faturaya dönüştürülmesi işlem onaylandıktan sonra gerçekleşir.

Muhasebe amaçları için netlik, alıcı ve satıcı arasındaki anlaşmazlıkları önler.

Pratik Örnek#

Makine ihraç eden bir satıcıyı düşünün.

1. Satıcı alıcıya onay için proforma fatura gönderir.

2. Alıcı işleme onay verir.

3. Satıcı malları gönderir ve gümrük için ticari fatura düzenler.

4. Satıcı daha sonra alıcıya ödeme talep etmek için fatura gönderir.

Burada proforma ve ticari faturalar satış sürecinin farklı aşamalarında yer alır.

Ana Farklılıklar Özet#

Farklılıkları anlamak için şunu unutmayın:

• Proforma fatura ön tahmini bir belgedir.

• Fatura resmi bir ödeme talep belgesidir.

• Ticari fatura gümrük ve vergi makamlarına hizmet eder.

Bu belgeler ticari işlemlerde farklı amaçlara hizmet eder.

Son Düşünceler: 2026'da Proforma vs Fatura#

Modern dijital ticarette fatura yönetim sistemleri ve faturalandırma yazılımları süreci basitleştirmiştir. Yine de proforma ve standart faturalar arasındaki karışıklık devam etmektedir.

Ana farklılıklar şu noktalara dayanır:

• Yasal bağlayıcılık

• Muhasebe işlemi

• Uluslararası ticarette rol

İhracat yapıyorsanız ticari fatura kullanın. Onay öncesi maliyetleri tahmin ediyorsanız proforma fatura kullanın. Satış tamamlandıktan sonra alıcıya nihai fatura düzenleyin.

Bu iki belge arasındaki farklılıkları anlamak işletmenizi korur, uyumu sağlar ve fatura oluşturmadan ödemeye kadar olan süreci kolaylaştırır.

Kısacası, proforma ile fatura arasındaki farkı bilmek daha sorunsuz işlemler, daha iyi muhasebe doğruluğu ve günümüzün küresel ekonomisinde daha sağlıklı nakit akışını sağlar.